”Yhtäkkiä meiltä katosivat kahvitauko- ja käytäväkohtaamiset, kuten kaikki muutkin satunnaiset pienet, mutta tärkeät kohtaamiset: näin siksi, että siirryimme IdeaStructurassa koronavirusepidemian myötä pitkälti etätöihin omiin koteihimme. Mutta yhteenkuuluvuuden tarve ei ole kadonnut mihinkään, päinvastoin: olemme kodeissamme neljän seinän sisällä ja haluaisimme olla ajan hermolla vieläkin enemmän kuin ennen”, uskoo Jyrki Jalli.
Avoin, läpinäkyvä ja kaikin puolin hyvä viestintä ovat peruspilaristo, jonka varaan myös IdeaStructuran viestintä on rakennettu. ”Ihmiset haluavat tietää, miten yrityksellä menee ja miten markkinat kehittyvät. On aivan varma, että asiantuntijamme voivat paremmin ja jaksavat vaativan työnsä haasteetkin paremmin, kun he ymmärtävät oman roolinsa yrityksessä ja tietävät, miten yrityksellä oikeasti menee”, Jyrki sanoo.
Panostamme kriisiviestintään koronavirusepidemian aikana
Koronavirusepidemian myötä IdeaStructura on panostanut kriisiviestintään. Epidemian nostettua päätään viestit olivat aluksi hyvin konkreettisia ohjeita sisältäviä sähköpostiviestejä. ”Alkuun ajattelin, että lähettäisin kerran viikossa koronakatsauksen sähköpostitse, ja niin teinkin parin kolmen viikon ajan. Olemme käyttäneet Slack-pikaviestintäsovellusta jo kauan; perustimme muutama viikko sitten Slack-koronakanavan, joka on kaikkien käytössä. Viestimme siellä vain koronaan liittyvistä asioista. Kanava toimii tehokkaasti, koska kaikki työntekijämme käyttävät Slackiä, ja niin pystyimme luopumaan viikoittaisesta koronakatsauksestamme”, Jyrki kertoo.
Siirryimme ”savumerkeistä” videoviesteihin
”Mielessäni oli ollut jo pidemmän aikaa, että olisi kiva tehdä videoviestejä, mutta aikani ei tuntunut riittävän viestien nauhoittamiseen ja tekniikan, vaikkakin yksinkertaisen sellaisen, haltuun ottamiseen. Mutta nyt kaikki idisläiset ovat saaneet muutaman viikkokatsauksen videoviestin muodossa. Teknisten haasteiden kanssa nujakointi teki sen, että ensimmäinen videoviestini lähti yhtenä perjantai-iltana ja toki rakkaat insinöörimme kertoivat olleensa ”kauhuissaan”, uskaltaako toimitusjohtajan, joka ei ole videoviestitellyt aiemmin, perjantai-iltaista viestiä edes avata”, Jyrki kertoo nauraen.
”Palautteen perusteella videoviesteistä on pidetty enemmän kuin perinteisistä kirjoitetuista viesteistä; näyttää siltä, että vaihtelu virkistää. Toki toimitusjohtajan pitää aina miettiä, onko palaute realistista, tarpeeksi kriittistä vai pelkästään myötäsukaista, mutta yleistuntuma on, että porukka on oikeasti pitänyt videoviesteistä. Kirjoittipa joku, että suorastaan odottaa, milloin seuraava viesti tulee ja mitä se pitää sisällään. Videoviesteissä on hyvät mahdollisuudet viljellä huumorinkukkasia”, jatkaa Jyrki.
Etäkriisiviestintä on erittäin haastavaa
”Kriisiviestinnän haasteena on se, miten antaa mahdollisimman realistisen kuvan siitä, mitä on edessä tai mitä on odotettavissa, kun samanaikaisesti pitäisi pyrkiä viestimään myös positiivista fiilistä, koska meidän on turha murehtia asioista, mihin emme voi vaikuttaa niin kuin kliseisesti tavataan sanoa. Siis kuinka antaa sellaisen kuvan, että selviämme yhdessä, kun yritämme yhdessä: jokaisen pitää tehdä oma osansa tontista ja vielä miettiä, voisiko tehdä jotakin toisin, jotta pärjäisimme. Pärjäämme nyt, mutta jo syksyllä näkymät muuttuvat epävarmemmiksi. Etäviestintä ei tee kriisiviestintää yhtään helpommaksi. Pyrimme koko ajan siihen, että kannustamme porukkaa ajattelemaan, mitä voisimme tehdä toisin, jotta pärjäisimme läpi koronavirusajan tuomien haasteiden”, Jyrki pohtii.
Koronavirusepidemian aikana viestintä on muuttunut IdeaStructurassa viikoittaiseksi, kun aiemmin viestintä tapahtui pitkälti kerran kuussa pidetyissä palavereissa, joista ei niistäkään ole luovuttu. ”Koko ajan ei voi laittaa eetteriin tavaraa, viestit väljenevät, merkitykset pyöristyvät – pitää miettiä myös sitä, kuinka viestitään sopivassa määrin”, Jyrki jatkaa.
Nyt jos koska kannustavan ja kaksisuuntaisen viestinnän merkitys korostuu
Aikaa ei ole yhtään sen enempää kuin aiemmin, mutta viestintä on noussut IdeaStructurassa niin tärkeäksi asiaksi, että viestinnälle on yksinkertaisesti vain pakko löytyä aikaa. ”Nyt kun viikkoviestit rullaavat systemaattisesti, niin herään ihmettelemään, miksemme ole viestineet normaalissakin tilanteessa viikoittain – nyt jos koska olemme huomanneet systemaattisen ja kannustavan viestinnän merkityksen. Olisi myös arvostuksen puutteen osoitus, jos emme viestisi. Tässä tilanteessa tulee kolhuja, mutta onneksi tulee myös opittuakin asioita – viestintään pitää panostaa vielä paljon enemmän, jos haluaa kehittää yritystä. Asiantuntijamme ovat valmiita panostamaan, kun he vain tietävät miksi: he kyllä keksivät itse miten”, Jyrki sanoo.
”Jokainen meistä taitaa pohtia tällä hetkellä hyvin samanlaisia kysymyksiä, kysymyksiä terveydestä, töiden jatkumisesta jne. Epätietoisuus ahdistaa, mutta siihen voimme vaikuttaa viestinnällä – ei sillä nosteta kaneja hatusta, mutta kerromme, että hattu on edes olemassa”, toteaa Jyrki.
”Viestinnän pitää olla kaksisuuntaista: kaikki kanavamme ovat auki, jotta jokainen saa varmasti äänensä kuuluville. On tärkeä myös muistaa, että ketään ei saa jättää yksin: etätyö ja eristäytyminen kun saattavat ahdistaa pidemmän päälle jatkuessaan. Olen tehnyt itsekin seitsemän viikkoa etätöitä ja yrittänyt osallistua aina ehtiessäni Teams-kahvitteluun, kollegoja on kova ikävä. Kaipaan todella paljon toimistolle: siellä on kollegat, joita ilman on vähän kummallinen olo, siellä on tiukoista aikatauluista huolimatta huumoria ja insinöörien ehtymätöntä läpänheittoa, naurua ja yhdessäoloa. Nämä ovat asioita, joiden olemassaolo oli ennen itsestäänselvyys, mutta nyt niitä ilman toistaiseksi on vain sinniteltävä eteenpäin”, summaa Jyrki.