fbpx

Kaikki mukana luomassa raameja yhteiselle projektinhallinnalle: syntyi IPA

IPA eli IdeaStructuran projektinhallinnan aakkoset on käsikirja, joka on kehitetty IPA-projektinhallinnan kehityshankkeen kautta. Käsikirjan tarkoituksena on auttaa ideastructuralaisia hahmottamaan projektinhallintaa kokonaisuutena ja sitä kautta myös vahvistamaan hallinnan tunnetta projekteissa.
IPA:n synnyn juurisyitä

”Asiantuntijaprojektit ovat usein vaativia niin sisällöllisesti kuin projektinjohdollisestikin. Haluamme, että tuottamiemme asiantuntijapalveluiden sisältö olisi erinomaista ja että asiantuntijaprojektit johdettaisiin hyvin, jotta tulokset olisivat saatavilla oikea-aikaisesti sovitussa aikataulussa. Tietenkin myös laadun pitää olla kunnossa ja kustannuksien pysyä raameissaan. Eli kaiken kaikkiaan asiantuntijaprojektejakin pitää johtaa, mikä oli yksi syy siihen, että käynnistimme keväällä 2019 IPA:n”, sanoo IdeaStructuran toimitusjohtaja Jyrki Jalli.

”IdeaStructura johtaa omia projektejaan, mutta niiden lisäksi olemme myöskin osapuolina muiden johtamissa projekteissa, jotka ovat monesti vaativia ja haastavia. Osapuolia saattaa olla useita, aikataulut ovat kireitä ja insinööriemme pitää pystyä tiimityöskentelyyn. Nykyisin yhteistoimintatoteutusmuodot, esimerkiksi allianssihankkeet, ovat yleisiä – insinööreiltämme vaaditaan täysin erilaista otetta ja osaamista, mihin he ovat aiemmin tottuneet. IPA:n myötä saamme yhtenäiset käytännöt, jotka selkeyttävät projektinhallinnan arkea ja auttavat asiantuntijoitamme hallitsemaan projekteja aikataulullisesti, taloudellisesti ja laadullisesti kestävällä tavalla myöskin allianssihankkeissa”, Jalli jatkaa.

”IPA on myös oiva tapa siirtää opittuja projektihallinnan käytäntöjä nuoremmille asiantuntijoille, mestarilta oppipojalle”, lisää Jalli.

IPA on pantu yhdessä ja se on tarkoitettu kaikille ideastructuralaisille

”Olemme luoneet käsikirjan projektinhallinnan teematyöpajojen kautta. Käsikirja on päivittyvä dokumentti, jota siis kehitetään osana jatkuvaa projektinhallinnan kehitystyötä. Vaikka projektipäällikön rooli on projektinhallinnan kannalta merkittävä, käsikirja on tarkoitettu kaikille ideastructuralaisille. Edellyttäähän onnistunut projektinhallinta koko projektiryhmän panosta”, kertoo Elina Huhtamäki, IPA:n projektipäällikkö.

”Uskon, että IPA tulee hyödyttämään meitä kaikkia paljonkin, koska olemme saaneet kehittää IPA:n yhdessä. Käsikirjan ylläpito tehdään myös yhdessä: päivitämme toimintatapojen muutokset jatkossa IPAan”, kertoo Sami Laine, yksi projektiryhmän jäsenistä.

Huomio viestintään

”Viestintäkäytäntöjen tulee olla kunnossa, jotta projektit onnistuisivat mahdollisimman hyvin. Nykyaikaiset viestintätyökalut muuttuvat jatkuvasti. Uusia ominaisuuksiltaan erilaisia viestintätyökaluja tulee markkinoille koko ajan. Käytettävät viestintätyökalut vaihtelevat hankkeesta toiseen, mikä tuo taas uuden oppimistehtävän asiantuntijoillemme. Eikä riitä, kuinka viestintävälineitä käytetään. Huomio on kiinnitettävä hyvin tarkkaan siihen, miten viestintävälineitä käytetään. Muistissa pitää olla kirkkaana mielessä se, miten viestitään tarpeen mukaan, jotta vältyttäisiin kaikkea kaikille -viestinnältä”, Jalli sanoo. ”Asiakaskokemus-työpajassa paneudutaan viestinnän haasteisiin – niin yrityksen sisäiseen viestintään kuin asiakasviestintäänkin”, jatkaa Huhtamäki.

Ei mitään oman onnensa seppiä

”Iso panostus firmaltamme, mutta tulee tarpeeseen. Työpajoihin osallistuminen on ollut todella aktiivista ja tuloksellista. Työpajoja on ollut pelkästään Helsingin toimistossa yhdeksän kertaa ja totta kai myös Hämeenlinnassa ja Kokkolassa omansa. Pajoissa on ollut mainio yhteishenki, joka kertoo siitä, että kollegat ovat olleet tyytyväisiä saadessaan kehittää IdeaStructuraa ihan aidosti ja yhdessä. Iso peukku tulee ilman muuta Elinalle, joka on pitänyt tämän projektin sopivasti liikenteessä vieden sitä määrätietoisesti maalia kohti”, kehuu Laine kollegaansa.

Lopputuloksena ei ole vain käsikirja vaan jatkuvasti yhdessä kehittyvä toimintatapa

Tehtävien hallinta on oma kokonaisuutensa ja viime kädessä tietenkin myös isot projektit koostuvat pienemmistä osaprojekteista tai niiden aliprojekteista tai ali-ali-projekteista, jotka purkautuvat loppujen lopuksi yksittäisiksi tehtäviksi, joilla on tietyt tavoitteet, päämäärä, kesto, aikataulu ja kustannukset.

”Pyrimme projektinhallinnan koulutuksella antamaan insinööreillemme tietotaitoa, ymmärrystä ja työkaluja, joilla asiantuntijamme voisivat luovia nykyaikaisessa kiihkeän rakentamisen viidakossa niin että projektit onnistuisivat ja jotta asiantuntijoillamme olisi käytössään projektinhallinnan työkalupakki, jonka avulla he voisivat myös nauttia työnteosta: hallinnan tunteen kasvaessa kasvaa myös projektityöskentelyn mielekkyys”, sanoo Jalli.

Sparrausta Boost Brothers -yrityksestä

”On suuri kunnia saada olla mukana kehittämässä IdeaStructuran projektinhallinnan käytäntöjä. Työpajoissa on ollut todella tekemisen meininkiä ja olen seurannut ilolla, kuinka työkaluja on kehitetty yhdessä ja otettu niitä jo käyttöön”, kehuu hankkeen kirittäjänä ja sparraajana toiminut Kennet Lundström Boost Brothers -yrityksestä.

Kiitokset projekti- ja ohjausryhmille ja työpajoille

IPA:n projektiryhmän jäsenet: Elina Huhtamäki, Aku Hänninen, Pauliina Kaariaho, Henri Kuutti, Sami Laine ja Kennet Lundström Boostista.

Ohjausryhmän jäsenet: Jukka Huttunen, Jyrki Jalli, Juha Kotiranta, Jenni Malinen, Antti Nurmi ja Antti Paakkari.

”Suurkiitokset projekti- ja ohjausryhmien jäsenille ja työpajoihin aktiivisesti osallistuneille ideastructuralaisille – ilman oivaa panostustanne meillä ei olisi nyt omaa projektinhallinnan käsikirjaa”, toteaa Jalli tyytyväisenä.

Valikko
nn